Častokrát potrebujeme nájsť informácie, ktoré sme nedávno alebo aj dávnejšie dostali mailom. Poznáte to, však?
Niektoré maily vybavíme a viac sa k nim nemusíme vracať – spravidla ich jednoducho vymažeme. Ale v mnohých mailoch sú dôležité informácie, či už v tele mailu alebo v prílohách, ktoré potrebujeme nielen teraz, ale aj nabudúce – o týždeň či o pol roka. Väčšinou si práve mailami posielame a vymieňame informácie ku projektom alebo úlohám, ktoré budú tí druhí alebo aj my sami potrebovať k svojej práci v blízkej alebo aj vzdialenejšej budúcnosti.
No a potom, po kratšej či dlhšej dobe, stojíme pred úlohou nájsť všetky informácie, týkajúce sa určitej úlohy či projektu, pričom tieto informácie sú skryté či už v jednom alebo aj roztrúsené vo viacerých – nedávnych alebo aj dávnejších mailoch.
A skúste hľadať v tej záplave, keď si nepamätáte, kto a kedy hľadaný mail poslal, koľko ich vlastne bolo, ani nemáte inšpiráciu, aké kľúčové slová hľadať. Mailov je veľa, na rôzne témy, od rôznych odosielateľov, dôležité informácie sú často v prílohách, týkajú sa rôznych projektov. Ťažko sa dajú prehľadne usporiadať – a väčšinou to ani nestíhame robiť, hoci aj odhodlanie by povedzme bolo.
Ďalší problém je, že maily s prílohami bývajú veľké a zaťažujú našu mailovú schránku. Bolo by vhodné prílohy si niekam uložiť a maily vymazať. Potom nám ale v niektorých prípadoch bude chýbať obsah tela mailu. Takže – ani z voza, ani na voz.
Riešením načrtnutého problému je neposielať si informácie a údaje iba tak v mailoch. Chcelo by to iný, štruktúrovaný spôsob komunikácie, kde všetky informácie zostávajú prehľadne usporiadané na jednom mieste a dá sa v nich ľahko vyhľadávať. Riešenie sa volá Intrabook!